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Habeas Data

política de privacidad y protección de datos personales


1. BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

DMS S.A., identificada con el Nit: 800.146.041-1, con domicilio en Medellín, ubicada en la Calle 7 Sur # 42 – 70 Piso 4 Edificio Fórum, es una compañía comprometida y responsable con la privacidad y la seguridad de los Datos Personales de sus USUARIOS Y CLIENTES. La política de tratamiento de la Información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior, se ha adoptado la siguiente ‘POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES’, en la cual, los USUARIOS Y CLIENTES podrán conocer el procedimiento de recolección, conservación y tratamiento de los Datos Personales que ingresan en nuestras bases de datos, así como los derechos, garantías y los procedimientos para hacerlos efectivos.

2. DEFINICIONES DE SU INTERÉS

Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales, se entiende por:

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es DMS S.A., Nit: 800.146.041 -1, cuyos datos de contacto son los siguientes:

Dirección: CL 7 Sur # 42 – 70 Ed. Fórum Piso 4 Medellín, Antioquia.

Correo Electrónico: habeasdata@dms.ms

Teléfono: 4442280

4. FORMA EN LA CUAL SE OBTIENEN LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales que obtiene y almacena la sociedad DMS S.A., son suministrados voluntaria y directamente por sus titulares, la autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por DMS S.A. y será puesto a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102. 
Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. Adicionalmente, la autorización podrá constar en los servidores de DMS S.A.

5. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS

DMS S.A., en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.

La información suministrada por el titular será incluida en nuestra base de datos y será utilizada para:

  • Proporcionar nuestros servicios y productos.
  • Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por el titular de la presente autorización. Usar la información con la finalidad de promocionar nuestros productos, servicios y ofertas, por medios físicos o a través de nuestra página web, u otros medios usados para el efecto.
  • Remitir información de tipo comercial sobre los productos y servicios ofrecidos por la sociedad, a través de los diferentes medios de difusión, previamente autorizados por el titular.
  • Envío de comunicaciones relacionadas con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, entre otros.
  • Informar sobre nuevos productos o servicios que tengan directa relación con los contratos o servicios adquiridos por el titular.
  • Evaluar la calidad de los productos y servicios suministrados por esta sociedad.
  • Efectuar actividades de cobranza en relación con obligaciones contraídas por el titular.
  • Realizar estudios internos sobre mercadeo y conductas de consumo de los usuarios.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

En los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los derechos que le asiste al titular de los Datos Personales y ante su falta absoluta, a sus causahabientes, son los siguientes:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a DMS S.A., en su condición de responsable del tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a DMS S.A., en su condición de Responsable del Tratamiento.
  • Ser informado por DMS S.A. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Según el artículo 9, del Decreto Número 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. El Responsable y el Encargado, en este caso DMS S.A., deberá poner a disposición del Titular, mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada.

7. DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

DMS S.A., tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales. De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 DMS S.A., se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
  • Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

Para la transferencia y transmisión internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 24 del Decreto 1377 del 2013. “Para mayor información, lo invitamos a consultar la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, normas a las cuales usted tiene acceso a través de nuestra página web”

9. DISPOSICION FINAL

DMS S.A., designa al COORDINADOR DE SERVICIO AL CLIENTE para recepcionar las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012. A nivel interno se han establecido procedimientos para la oportuna y eficaz atención de las consultas y reclamos teniendo en cuenta los responsables de las diferentes bases de datos y nuestra estructura administrativa interna. Para la recepción de consultas, reclamos, quejas sobre el tratamiento de sus datos personales o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, podrá comunicarse con DMS S.A., al correo electrónico habeasdata@dms.ms, o radicar su consulta o reclamo de forma escrita en nuestra oficina principal ubicada en la Calle 7 Sur # 42 – 70 Piso 4 Edificio Fórum en la ciudad de Medellín, Antioquia, dirigida al Coordinador de Servicio al Cliente, quien ha sido designado por la empresa como responsable de la atención de este tipo de consultas y peticiones.

10. VIGENCIA

Las bases de datos responsabilidad de DMS S.A., serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. DMS S.A., procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.

La presente política de tratamiento permanece vigente desde 01 Noviembre de 2016.


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